Współpracuj z najlepszymi! O doborze prelegentów na konferencjach branżowych

Dobrze zorganizowany event branżowy może przynieść firmie ogromne korzyści. To doskonała okazja do promocji naszych produktów i wymiany doświadczeń, a także szansa na rozwinięcie sieci kontaktów biznesowych. Nie do przecenienia jest też aspekt wizerunkowy. Konferencja, która odniesie sukces, o której będzie się mówić w środowisku, sprawi, że będziemy dużo lepiej postrzegani przez obecnych i potencjalnych partnerów oraz… przez konkurencję. Jednym z czynników decydujących o powodzeniu naszego wydarzenia jest z pewnością atrakcyjna dla odbiorców lista zaproszonych przez nas prelegentów.

Oryginalność, charyzma, innowacyjność

Paulina Kalinowska, która w Centralnym Biurze Sprzedaży grupy AccorHotels w Polsce zajmuje się kontaktami z kluczowymi agencjami eventowymi, zapytana o cechy idealnego prelegenta odpowiada: Powinien przede wszystkim być otwarty, łatwo nawiązywać kontakt z odbiorcami i w szybki sposób dopasować sposób prowadzenia spotkania do publiczności / odbiorców. Dla mnie ważne jest też, by wiedział, o czym mówi, a nie tylko odtwarzał to, o co poprosił go organizator konferencji.

Taką opinię podziela Joanna Olszewska, w Centralnym Biurze Sprzedaży AccorHotels odpowiedzialna za kontakty z klientami korporacyjnymi, i dodaje: Idealny prelegent  powinien być przede wszystkim świetnie przygotowany do danego wystąpienia. Musi to być osoba, która bez problemów nawiązuje kontakt ze słuchaczami i wzbudza ich zaufanie. Sposób mówienia powinien dopasować do swoich odbiorców, a to, o czym opowiada, powinno być przedstawione w taki sposób, aby ich zainteresowało.

Oryginalność, charyzma, innowacyjność – to trzy najbardziej pożądane cechy u gości każdej konferencji.  Oryginalność – bo nieszablonowe podejście do tematu zawsze czyni przekaz dużo bardziej interesującym, zwraca uwagę słuchaczy i, co najważniejsze, zapada w pamięć.

Charyzma – bo tylko charyzmatyczny mówca czy performer jest w stanie naprawdę skutecznie dotrzeć do uczestników konferencji, podbić serca całej publiczności, porwać i zainspirować tłum. Innowacyjność – bo sięganie po najnowsze rozwiązania, światowe trendy i nowoczesne technologie to coś, co w biznesie ceni się dziś chyba najbardziej.

W tej ostatniej kwestii – kwestii innowacyjności – bardzo ważne jest nasze, organizatorów, wsparcie. By zaprezentować się z jak najlepszej strony, powinniśmy zaproszonemu przez nas prelegentowi zapewnić jak najlepsze szeroko pojęte warunki techniczne – tak, by on mógł skupić się tylko na swojej pracy. Wybierając salę konferencyjną, sprawdźmy, czy ma ona stały i bezawaryjny dostęp do szerokopasmowego internetu, jakie są możliwości nagłośnienia i oświetlenia, jakie są możliwości manipulacji przestrzenią itd.

Dużo do zaoferowania pod tym względem mają hotele brandu Novotel – ich pomieszczenia konferencyjne są bardzo mobilne. Nie ma więc problemu ze zmianą wielkości i układu sali czy szybkim i sprawnym zaciemnieniem sali. Przyjazną przestrzeń doceni każdy gość naszej konferencji.

Gdzie szukać idealnych prelegentów?

Rada w tym temacie może być tylko jedna: po prostu trzeba być na bieżąco z trendami w naszej branży. Warto podglądać, kogo zapraszają inni i z jakim odbiorem spotykają się ich goście. Wielu inspiracji może dostarczyć internet – blogerzy to dzisiaj jedne z najchętniej zapraszanych na eventy branżowe osób. Gwiazdy blogosfery często polecają też inne godne obserwowania blogi, vlogi i inne internetowe źródła wiedzy. Dobrze jest więc śledzić tych, którzy proponują wartościowy content. Poza tym każde środowisko zawodowe ma swoich branżowych „idoli” może warto zaprosić kogoś takiego? Nawet jeśli ściągnięcie Beyonce naszego sektora biznesowego wydaje się mało realne, zawsze warto spróbować – oczywiście zakładając, że budżet naszego przedsięwzięcia na to pozwala.

Jak dotrzeć do znanych i lubianych?

Oczywiście może się zdarzyć tak, że osoba, którą chcielibyśmy zaprosić, jest bardzo znana i… bardzo rozchwytywana. Z tymi największymi gwiazdami trzeba się zazwyczaj kontaktować przez ich managerów. Może zdarzyć się też tak, że nie doczekamy się odpowiedzi, bo nasza wiadomość zaginie w tysiącach innych. Co wtedy?

W takich sprawach – związanych zresztą nie tylko z kwestią pozyskiwania prelegentów – warto korzystać z pomocy specjalistów. Rozpoznawalność firmy eventowej okazuje się bowiem w podobnych przypadkach poważnym atutem. Paulina Kalinowska zdradza:

Wielokrotnie miałam okazję współpracować z klientami, którym wydawało się, że organizacja eventu to nic trudnego, choć nie mieli w tym temacie zbyt dużego doświadczenia. Warto zaufać profesjonalistom, którzy pracują w tej branży od lat. Jesteśmy od tego, by w każdej sytuacji wskazywać najlepsze rozwiązania.

Ustalanie szczegółów prelekcji

Mogłoby się wydawać, że to już wszystko. Zaprosiliśmy wymarzonego prelegenta, zgodził się wziąć udział, wynegocjowaliśmy satysfakcjonujące dla obu stron honorarium. W istocie to dopiero początek – żeby jego wystąpienie było udane i skuteczne, także i my musimy poświęcić mu sporo uwagi na etapie przygotowań. Przede wszystkim ustalmy dokładny temat prelekcji i czas jej trwania – dowiedzmy się, jakie tematy zamierza poruszyć nasz gość, z jakiej perspektywy chciałby się nimi zająć. Dopytajmy o wymagania sprzętowe, by w ostatniej chwili nie okazało się, że czegoś nie da się odtworzyć albo że gdzieś zginął nam dźwięk. Jeśli to możliwe, zapoznajmy się z rejestracją video lub audio dotychczasowych wystąpień naszego prelegenta – w ten sposób lepiej uda nam się rozpoznać jego styl.

Kto pierwszy, kto po kim – kolejność wystąpień ma znaczenie

To rozpoznanie przyda nam się bowiem podczas układania programu konferencji. By nie znudzić i nie zmęczyć uczestników konferencji, dobrze jest przeplatać ze sobą wystąpienia prelegentów o zróżnicowanych sposobach prezentacji. Odradzamy też następowanie po sobie prelekcji o zbliżonej tematyce. Słuchaczom warto dostarczać rozmaitych bodźców, by stymulować poziom ich koncentracji. Koniecznie trzeba też pamiętać o przemyślanym rozkładzie przerw kawowych (nie za wcześnie, nie za często, nie za rzadko…). Jeśli nasze plany obejmują także program artystyczny, proponujemy zerwać z wyniesionym jeszcze ze szkoły przekonaniem, że powinien się on odbyć na samym końcu wydarzenia. Zgrabnie wpleciony między wystąpienia merytoryczne zadziała lepiej niż przerwa kawowa.

Zasady udanej współpracy

O co przede wszystkim należy zadbać podczas współpracy z prelegentami? Jakie obowiązki leżą w tej kwestii po stronie organizatora? Na co powinniśmy być przygotowani? Przedstawiamy wskazówki Pauliny Kalinowskiej: Nie możemy o nim zapomnieć, kiedy będziemy planowali posiłki dla grupy – prelegent jest również naszym Gościem. Ważne jest, byśmy znali jego wymagania co do sprzętu, na którym pracuje, zaplecza technicznego. Dla mnie istotną kwestią byłoby również spotkanie się z prelegentem przed spotkaniem i zorganizowanie „próby generalnej”, by móc ewentualnie wprowadzić ostatnie poprawki w przemówieniu czy sposobie prowadzenia spotkania.

Tego samego zdania jest Joanna Olszewska. Doradza też:

Istotne jest, aby w takim spotkaniu z prelegentem uczestniczył nie tylko organizator konferencji, ale także osoba odpowiedzialna za spotkanie z ramienia hotelu. Powinniśmy wiedzieć, czy np. osoba prowadząca chce występować na scenie, czy przechadzać się po sali konferencyjnej, czy chce korzystać z mikrofonu, czy też nie. Wszystko to ma wpływ na efekt końcowy.

Przemyślany dobór prelegentów w trakcie przygotowywania eventu branżowego to gwarancja sukcesu. Jeśli poświęcimy temu procesowi odpowiednio dużo czasu, z pewnością zaprocentuje on już w czasie trwania naszego wydarzenia.

Życzymy powodzenia!

Paulina Kalinowska reprezentuje Centralne Biuro Sprzedaży AccorHotels w Polsce. Jest odpowiedzialna za współpracę z kluczowymi agencjami eventowymi. W branży MICE obecna od ponad 8 lat.

Joanna Olszewska w Centralnym Biurze Sprzedaży AccorHotels jest odpowiedzialna za współpracę z klientami korporacyjnymi. Turystyką biznesową zajmuje się od ponad 5 lat.

Dodaj komentarz