Dobrze zorganizowany event branżowy może przynieść firmie ogromne korzyści. To doskonała okazja do promocji naszych produktów i wymiany doświadczeń, a także szansa na rozwinięcie sieci kontaktów biznesowych. Nie do przecenienia jest też aspekt wizerunkowy. Konferencja, która odniesie sukces, o której będzie się mówić w środowisku, sprawi, że będziemy dużo lepiej postrzegani przez obecnych i potencjalnych partnerów oraz… przez konkurencję. Jednym z czynników decydujących o powodzeniu naszego wydarzenia jest z pewnością atrakcyjna dla odbiorców lista zaproszonych przez nas prelegentów.

Oryginalność, charyzma, innowacyjność

Paulina Kalinowska, która w Centralnym Biurze Sprzedaży grupy AccorHotels w Polsce zajmuje się kontaktami z kluczowymi agencjami eventowymi, zapytana o cechy idealnego prelegenta odpowiada: – Powinien przede wszystkim być otwarty, łatwo nawiązywać kontakt z odbiorcami i w szybki sposób dopasować sposób prowadzenia spotkania do publiczności / odbiorców. Dla mnie ważne jest też, by wiedział, o czym mówi, a nie tylko odtwarzał to, o co poprosił go organizator konferencji.

Taką opinię podziela Joanna Olszewska, w Centralnym Biurze Sprzedaży AccorHotels odpowiedzialna za kontakty z klientami korporacyjnymi, i dodaje: – Idealny prelegent  powinien być przede wszystkim świetnie przygotowany do danego wystąpienia. Musi to być osoba, która bez problemów nawiązuje kontakt ze słuchaczami i wzbudza ich zaufanie. Sposób mówienia powinien dopasować do swoich odbiorców, a to, o czym opowiada, powinno być przedstawione w taki sposób, aby ich zainteresowało.

Oryginalność, charyzma, innowacyjność – to trzy najbardziej pożądane cechy u gości każdej konferencji.  Oryginalność – bo nieszablonowe podejście do tematu zawsze czyni przekaz dużo bardziej interesującym, zwraca uwagę słuchaczy i, co najważniejsze, zapada w pamięć.

Charyzma – bo tylko charyzmatyczny mówca czy performer jest w stanie naprawdę skutecznie dotrzeć do uczestników konferencji, podbić serca całej publiczności, porwać i zainspirować tłum. Innowacyjność – bo sięganie po najnowsze rozwiązania, światowe trendy i nowoczesne technologie to coś, co w biznesie ceni się dziś chyba najbardziej.

W tej ostatniej kwestii – kwestii innowacyjności – bardzo ważne jest nasze, organizatorów, wsparcie. By zaprezentować się z jak najlepszej strony, powinniśmy zaproszonemu przez nas prelegentowi zapewnić jak najlepsze szeroko pojęte warunki techniczne – tak, by on mógł skupić się tylko na swojej pracy. Wybierając salę konferencyjną, sprawdźmy, czy ma ona stały i bezawaryjny dostęp do szerokopasmowego internetu, jakie są możliwości nagłośnienia i oświetlenia, jakie są możliwości manipulacji przestrzenią itd.

Dużo do zaoferowania pod tym względem mają hotele brandu Novotel – ich pomieszczenia konferencyjne są bardzo mobilne. Nie ma więc problemu ze zmianą wielkości i układu sali czy szybkim i sprawnym zaciemnieniem sali. Przyjazną przestrzeń doceni każdy gość naszej konferencji.

Czytaj również  Zdobywanie linków- kilka podstawowych zasad

Gdzie szukać idealnych prelegentów?

Rada w tym temacie może być tylko jedna: po prostu trzeba być na bieżąco z trendami w naszej branży. Warto podglądać, kogo zapraszają inni i z jakim odbiorem spotykają się ich goście. Wielu inspiracji może dostarczyć internet – blogerzy to dzisiaj jedne z najchętniej zapraszanych na eventy branżowe osób. Gwiazdy blogosfery często polecają też inne godne obserwowania blogi, vlogi i inne internetowe źródła wiedzy. Dobrze jest więc śledzić tych, którzy proponują wartościowy content. Poza tym każde środowisko zawodowe ma swoich branżowych „idoli” – może warto zaprosić kogoś takiego? Nawet jeśli ściągnięcie Beyonce naszego sektora biznesowego wydaje się mało realne, zawsze warto spróbować – oczywiście zakładając, że budżet naszego przedsięwzięcia na to pozwala.

Jak dotrzeć do znanych i lubianych?

Oczywiście może się zdarzyć tak, że osoba, którą chcielibyśmy zaprosić, jest bardzo znana i… bardzo rozchwytywana. Z tymi największymi gwiazdami trzeba się zazwyczaj kontaktować przez ich managerów. Może zdarzyć się też tak, że nie doczekamy się odpowiedzi, bo nasza wiadomość zaginie w tysiącach innych. Co wtedy?

W takich sprawach – związanych zresztą nie tylko z kwestią pozyskiwania prelegentów – warto korzystać z pomocy specjalistów. Rozpoznawalność firmy eventowej okazuje się bowiem w podobnych przypadkach poważnym atutem. Paulina Kalinowska zdradza: –

Wielokrotnie miałam okazję współpracować z klientami, którym wydawało się, że organizacja eventu to nic trudnego, choć nie mieli w tym temacie zbyt dużego doświadczenia. Warto zaufać profesjonalistom, którzy pracują w tej branży od lat. Jesteśmy od tego, by w każdej sytuacji wskazywać najlepsze rozwiązania.

Ustalanie szczegółów prelekcji

Mogłoby się wydawać, że to już wszystko. Zaprosiliśmy wymarzonego prelegenta, zgodził się wziąć udział, wynegocjowaliśmy satysfakcjonujące dla obu stron honorarium. W istocie to dopiero początek – żeby jego wystąpienie było udane i skuteczne, także i my musimy poświęcić mu sporo uwagi na etapie przygotowań. Przede wszystkim ustalmy dokładny temat prelekcji i czas jej trwania – dowiedzmy się, jakie tematy zamierza poruszyć nasz gość, z jakiej perspektywy chciałby się nimi zająć. Dopytajmy o wymagania sprzętowe, by w ostatniej chwili nie okazało się, że czegoś nie da się odtworzyć albo że gdzieś zginął nam dźwięk. Jeśli to możliwe, zapoznajmy się z rejestracją video lub audio dotychczasowych wystąpień naszego prelegenta – w ten sposób lepiej uda nam się rozpoznać jego styl.

Czytaj również  Niebieskie wino! Pomysł Hiszpańskiego start-upu.

Kto pierwszy, kto po kim – kolejność wystąpień ma znaczenie

To rozpoznanie przyda nam się bowiem podczas układania programu konferencji. By nie znudzić i nie zmęczyć uczestników konferencji, dobrze jest przeplatać ze sobą wystąpienia prelegentów o zróżnicowanych sposobach prezentacji. Odradzamy też następowanie po sobie prelekcji o zbliżonej tematyce. Słuchaczom warto dostarczać rozmaitych bodźców, by stymulować poziom ich koncentracji. Koniecznie trzeba też pamiętać o przemyślanym rozkładzie przerw kawowych (nie za wcześnie, nie za często, nie za rzadko…). Jeśli nasze plany obejmują także program artystyczny, proponujemy zerwać z wyniesionym jeszcze ze szkoły przekonaniem, że powinien się on odbyć na samym końcu wydarzenia. Zgrabnie wpleciony między wystąpienia merytoryczne zadziała lepiej niż przerwa kawowa.

Zasady udanej współpracy

O co przede wszystkim należy zadbać podczas współpracy z prelegentami? Jakie obowiązki leżą w tej kwestii po stronie organizatora? Na co powinniśmy być przygotowani? Przedstawiamy wskazówki Pauliny Kalinowskiej: – Nie możemy o nim zapomnieć, kiedy będziemy planowali posiłki dla grupy – prelegent jest również naszym Gościem. Ważne jest, byśmy znali jego wymagania co do sprzętu, na którym pracuje, zaplecza technicznego. Dla mnie istotną kwestią byłoby również spotkanie się z prelegentem przed spotkaniem i zorganizowanie „próby generalnej”, by móc ewentualnie wprowadzić ostatnie poprawki w przemówieniu czy sposobie prowadzenia spotkania.

Tego samego zdania jest Joanna Olszewska. Doradza też: –

Istotne jest, aby w takim spotkaniu z prelegentem uczestniczył nie tylko organizator konferencji, ale także osoba odpowiedzialna za spotkanie z ramienia hotelu. Powinniśmy wiedzieć, czy np. osoba prowadząca chce występować na scenie, czy przechadzać się po sali konferencyjnej, czy chce korzystać z mikrofonu, czy też nie. Wszystko to ma wpływ na efekt końcowy.

Przemyślany dobór prelegentów w trakcie przygotowywania eventu branżowego to gwarancja sukcesu. Jeśli poświęcimy temu procesowi odpowiednio dużo czasu, z pewnością zaprocentuje on już w czasie trwania naszego wydarzenia.

Życzymy powodzenia!

Paulina Kalinowska reprezentuje Centralne Biuro Sprzedaży AccorHotels w Polsce. Jest odpowiedzialna za współpracę z kluczowymi agencjami eventowymi. W branży MICE obecna od ponad 8 lat.

Joanna Olszewska w Centralnym Biurze Sprzedaży AccorHotels jest odpowiedzialna za współpracę z klientami korporacyjnymi. Turystyką biznesową zajmuje się od ponad 5 lat.