Poszukiwanie sali konferencyjnej nie należy do łatwych zadań – przekonał się o tym niejeden event manager. Źle dobrane pomieszczenie może mieć znaczący wpływ na ostateczny odbiór wydarzenia przez jego uczestników. Jak więc uniknąć błędów w doborze sali konferencyjnej, a tym samym zorganizować udaną konferencję?

Sala konferencyjna – czy naprawdę jest taka ważna?

Choć może wydawać się, że dobór odpowiedniej sali konferencyjnej jest jedynie jednym z mniej istotnych czynników powodzenia konferencji, tak naprawdę ma on znaczący wpływ na całe wydarzenie. Nie chodzi tutaj jedynie o to, by zapełnić jak największe pomieszczenie. Potrzeby uczestników rosną z roku na rok i trudno sobie dziś wyobrazić, by na poważnej konferencji nie było dostępu do Internetu bezprzewodowego, dużej liczby gniazdek czy profesjonalnego nagłośnienia. Co więcej, sala konferencyjna często decyduje o ogólnym odbiorze wydarzenia – i nie ma w tym nic dziwnego. Większość z nas jest bowiem wzrokowcami, dlatego też jasne, przestronne i ciekawie zaaranżowane wnętrza od razu przyciągają naszą uwagę i nastrajają nas pozytywnie do wydarzenia.

Dobra sala konferencyjna jest niezbędna dla powodzenia eventu. Dlatego też warto pamiętać, by, wybierając pomieszczenie, zwrócić uwagę na specyfikę danego wydarzenia, liczbę gości czy niezbędny osprzęt specjalistyczny. Nie możemy bowiem zapominać, że nasze wydarzenie przygotowywane jest dla gości, a nie nas samych. Dlatego też nie powinniśmy się dziwić, że potrzebny jest, np. podjazd dla osób niepełnosprawnych ruchowo czy sprzęt do tłumaczeń symultanicznych. Jeśli uczestnicy takich rozwiązań potrzebują, to naszym obowiązkiem będzie ich zapewnienie – mówi specjalista z firmy Salerezerwacje.pl.

Czytaj również  Coraz lepszy wizerunek sprzedaży bezpośredniej

Warto również zwrócić uwagę na takie aspekty jak lokalizacja sali, możliwość zmiany układu krzeseł, klimatyzacja, rozmiar sceny czy… wygodne siedzenia. Żaden z uczestników nie będzie się skupiał na tym, co próbuje przekazać prowadzący, gdy w pomieszczeniu będzie 30 stopni lub gdy będzie musiał siedzieć na krzesłach przypominających te ze szkolnej ławki.

Jak szukać sali konferencyjnej?

Jeśli więc zależy nam na dobrej konferencji, to koniecznie powinniśmy zadbać o naprawdę dobrze dobraną salę. Jednak znalezienie pomieszczenia, które będzie spełniać wszystkie nasze wymagania, a do tego nie zrujnuje budżetu, może wymagać naprawdę dużego nakładu pracy i – przede wszystkim – czasu. Często wynika to z długiego okresu oczekiwania na odpowiedź od osoby wynajmującej, nieoddające rzeczywistości zdjęcia czy wymijające odpowiedzi. Alternatywą dla samodzielnego poszukiwania sal konferencyjnych w różnych miastach Polski jest skorzystanie z firm oferujących dostęp do większej ilości sal. Jak takie rozwiązanie działa w praktyce?

Czytaj również  5 najważniejszych trendów w nowoczesnej komunikacji

Kłopoty związane z poszukiwanie sali konferencyjnej czy szkoleniowej są powszechnie znane. Z tego powodu powstały portale, który oferują organizatorom wszechstronną pomoc w tym zakresie. Podstawą jest oczywiście baza sal konferencyjnych i szkoleniowych, która w naszym przypadku obejmuje około 1300 lokalizacji w sześćdziesięciu miastach wraz ze zdjęciami i niezbędnymi danymi. Pozwala to na szybki wybór miejscowości i pomieszczenia o odpowiednich parametrach, wyposażeniu czy charakterze. Dodatkową zaletą korzystania z tego typu rozwiązania jest także szybkość kontaktu oraz możliwość skorzystania z fachowej pomocy czy też oferty usług dodatkowych – dodaje specjalista z firmy Salerezerwacje.pl.

Organizując konferencję czy szkolenie w dowolnym miejscu Polski warto więc wziąć pod uwagę skorzystanie z usług specjalistycznych portali. Gwarantuje to szybki i trafny wybór odpowiedniej lokalizacji, bezproblemową kalkulację kosztów oraz fachowe wsparcie.