E-mailowa etykieta – jak poprawnie napisać oficjalną wiadomość?

Przesyłamy dokumenty rekrutacyjne, przedstawiamy ofertę naszej firmy lub prosimy o wycenę zamawianej usługi – niezależnie od tego, w jakim celu piszemy wiadomość, musimy przestrzegać kilku reguł odnoszących się do oficjalnej korespondencji. Jeśli dostosujemy się do wszystkich obowiązujących zasad, adresat e-maila doceni nasze profesjonalne podejście, będzie postrzegać nas jako osobę uprzejmą i taktowną. Jakie wymogi powinna spełniać formalna wiadomość i jaki język wydaje się najodpowiedniejszy?

Na początek odpowiedni zwrot grzecznościowy

Jeśli wiemy, do kogo piszemy e-mail, ale nie znamy tej osoby lub zwracamy się do niej „pan” albo „pani”, najlepiej zastosować oficjalny zwrot „Szanowny Panie”/„Szanowna Pani”. Jeżeli adresat pełni jakąś ważną funkcję, np. jest Twoim szefem, napisz „Szanowny Panie Prezesie”, „Szanowna Pani Profesor” lub „Szanowny Panie Redaktorze”. Można też rozpocząć wiadomość od „Dzień dobry”. Ten zwrot sprawdzi się też w przypadku nieznanego odbiorcy, podobnie jak „Szanowny Panie”. Gdy grono adresatów jest większe, warto napisać „Szanowni Państwo”.

Czego się wystrzegać

Unikaj powitań i pożegnań związanych z porą dnia, takich jak „Dobry wieczór” czy „Dobranoc”. Zachowaj je na potrzeby nieformalnej korespondencji. Brak jakiejkolwiek formuły na początku maila i na jego zakończenie uznaje się za nietakt. Jeśli jednak wysyłamy w krótkim odstępie czasu kilka wiadomości dotyczących tego samego tematu, nie musimy już zamieszczać powitalnych i finalnych zwrotów grzecznościowych. Formuły typu „proszę o pilną odpowiedź” albo „proszę o niezwłoczną odpowiedź” odbierane są jako niestosowne, a odbiorca poczuje się poganiany w nachalny sposób. Każdy oficjalny mail należy podpisać swoim imieniem i nazwiskiem.

Eleganckie zakończenie

Wiadomość wypada kończyć zwrotem „Pozdrawiam” (ewentualnie „Serdecznie pozdrawiam” o ile znamy adresata i możemy pozwolić sobie na bardziej familiarną formułę). Stosownym zakończeniem będzie też „Z wyrazami szacunku” albo  „Z poważaniem”.

Interpunkcja i edycja

Po zwrotach powitalnych i finalnych stawiamy przecinek, gdy piszemy do osoby obcej lub znajomej, lecz niepozostającej w nami w większej zażyłości. Dobrze między formułą powitalną a dalszą treścią wiadomości pozostawić jedną linię odstępu. Po podpisie nie stawiamy żadnego znaku interpunkcyjnego. Ponadto wszystkie wyrazy w powitaniu należy zapisywać z wielkiej litery.

Tytuł e-maila

Tytuł powinien mieć oficjalną formę i w skrócie opisywać treść wiadomości. W przeciwnym razie odbiorca może potraktować e-maila jako SPAM z ofertą reklamową.

Znając zasady obowiązujące w oficjalnej korespondencji unikniemy gaf i nieporozumień. Odbiorca nie uzna nas za niegrzecznych i niekulturalnych. Szczególnie w przypadku gdy po raz pierwszy piszemy do danego adresata, wyjątkowo ważne staje się wrażenie, jakie na nim wywrzemy. Warto pamiętać o stosownych zwrotach grzecznościowych, regułach interpunkcji oraz o tym, czego nie należy zamieszczać w formalnym e-mailu.

Odpowiedzi na dylematy językowe, dotyczące języka polskiego znajdziesz na: filolozka.brood.pl.