Z pojęciem obiegu dokumentów spotkał się już pewnie każdy przedsiębiorca. Często słyszy się, że system pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Jednak przedsiębiorcy w dalszym ciągu nie są świadomi jak działa, a to jest dość istotne przy wyborze rozwiązania.

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów 

System obiegu dokumentów ma uprościć przepływ informacji, jakie krążą po firmie. Ich forma może być dowolna i występować w postaci umowy, faktury, a nawet nagrania audio, czy po prostu pliku. Należy podkreślić, że inwestując w rozwiązanie cały czas zarządzamy dokumentami, niezależnie od sytuacji.

W jednej chwili możemy przekazywać zapytanie ofertowe (od sekretariatu po osoby decyzyjne), a za moment przesyłać fakturę kosztową na drukarkę zamówioną przez dział informatyczny (od recepcji, przez dział IT, po księgowość). Obieg faktury kosztowej przedstawia poniższa grafika.

System elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na skrócenie ścieżki dokumentu tak, by trafiał on tylko do osób, których dotyczy. Pozwala to uniknąć zaangażowania zarządu czy osób decyzyjnych, jeśli nie ma takiej potrzeby. Natomiast osoby decyzyjne cały czas widzą zmiany i operacje, które zachodzą w systemie i w każdej chwili mogą ingerować w zarządzanie dokumentami.

Czytaj również  Płatności one-click kontra płatności cykliczne

Co daje właściwy obieg dokumentów w firmie?

Oprogramowanie zapewnia szybkie dotarcie do konkretnej umowy czy faktury za pomocą kilku kliknięć. Nawet jeśli nie pamiętamy za co była dokładna faktura, ale kojarzymy choć część nazwy firmy, od której fakturę otrzymaliśmy lub też znamy okres jej wystawienia to bez problemu odnajdziemy ją w systemie.

Warto dodać, że każdy dokument, który trafia do systemu jest od razu archiwizowany, więc możemy wrócić do niego nawet kilka lat po wprowadzeniu go przez użytkownika.

System obiegu dokumentów dla każdego taki sam? 

Wybór systemu jest całkowicie indywidualny i konfigurowany według potrzeby firmy. O poprawności wdrożenia oprogramowania decyduje właściwa analiza przedwdrożeniowa. W trakcie jej trwania przedstawiciele firmy wdrażającej oprogramowanie oraz zarząd firmy decydującej się na system, omawiają jak system ma działać, które funkcje są najważniejsze oraz ile osób będzie korzystać z systemu. To tylko pierwsze z góry przykłady, jakie zawiera analiza, bowiem jest ona o wiele bardziej skomplikowana i posiada mnóstwo szczegółów, które ustalane są indywidualnie.

Czytaj również  Jak znaleźć i wynająć salę konferencyjną w każdym mieście w Polsce?

Zarządzanie dokumentami a integracja

System zarządzania dokumentami integruje się z innymi, popularnymi rozwiązaniami IT. Mowa tutaj między innymi o systemie CRM, który wykorzystywany jest do zarządzania relacjami z klientami oraz o systemie Business Intelligence umożliwiającym tworzenie analiz i raportów dotyczących przedsiębiorstwa.

Decydując się na elektroniczny obieg dokumentów w firmie mamy pewność, że szybko dotrzemy do interesującego nas dokumentu, poprawimy komunikację wewnątrz firmy, dzięki czemu oszczędzimy czas i zredukujemy ilość dokumentów papierowych.

obieg dokumentów w firmie - grafika

Źródło:  http://www.oprogramowaniedlafirmy.pl/elektroniczny-obieg-dokumentow